POLÍTICAS PARA LA RESERVA Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TURÍSTICOS
Alcance
INTERNATIONAL CLUB S.A.S. comercializa, gestiona, coordina y/o intermedia servicios y planes turísticos ofrecidos por diferentes proveedores nacionales e internacionales, de acuerdo con su actividad empresarial, las condiciones particulares de cada servicio y la normativa aplicable.
Estas políticas aplican a las cotizaciones, reservas, contrataciones y servicios turísticos gestionados por INTERNATIONAL CLUB S.A.S., incluyendo, entre otros:
Hoteles y alojamientos.
Vuelos y servicios aéreos.
Cruceros y servicios marítimos.
Paquetes y planes turísticos.
Traslados terrestres, marítimos o aéreos.
Excursiones y actividades turísticas.
Servicios de asistencia al viajero.
Servicios complementarios contratados junto con el plan turístico.
Beneficios, servicios o condiciones asociados a programas de membresía, cuando corresponda.
Las condiciones particulares de cada servicio, proveedor, destino, tarifa o membresía podrán establecer requisitos, restricciones, fechas, vigencias, penalidades y condiciones especiales que serán informadas al cliente antes de la contratación, cuando sean aplicables.
Cotizaciones y disponibilidad
Las cotizaciones emitidas por INTERNATIONAL CLUB S.A.S. estarán sujetas a disponibilidad, vigencia de la tarifa, condiciones del proveedor y demás circunstancias propias del servicio solicitado.
Una cotización, propuesta comercial o información preliminar no constituye por sí misma una reserva, confirmación de servicio ni garantía de disponibilidad.
Las tarifas, cupos, horarios, itinerarios, categorías y demás condiciones podrán variar mientras no exista una reserva debidamente confirmada, de acuerdo con las condiciones del proveedor correspondiente.
La disponibilidad se entenderá confirmada únicamente cuando INTERNATIONAL CLUB S.A.S. comunique expresamente la confirmación de la reserva y se hayan cumplido, cuando corresponda, las condiciones de pago, documentación y demás requisitos establecidos para el servicio.
Reserva y confirmación
La solicitud de reserva estará sujeta a la disponibilidad y aceptación del proveedor correspondiente.
Para la confirmación de una reserva podrán requerirse:
Datos completos de los pasajeros.
Documentos de identificación.
Pasaportes y visas cuando correspondan.
Fechas de viaje.
Información de contacto.
Datos requeridos por el proveedor.
Pago total o depósito establecido.
Aceptación de las condiciones particulares del servicio.
Cualquier otro requisito exigido por el proveedor o por las autoridades competentes.
INTERNATIONAL CLUB S.A.S. no garantizará la prestación de un servicio mientras este no haya sido formalmente confirmado bajo las condiciones correspondientes.
Una vez confirmada la reserva, el cliente deberá verificar que los nombres, fechas, destinos, horarios, categorías, servicios incluidos y demás información consignada en la documentación de viaje sean correctos y comunicar oportunamente cualquier inconsistencia.
Tarifas, impuestos, tasas y cargos
Los precios de los servicios turísticos serán informados de conformidad con la normativa aplicable y con las condiciones particulares de cada servicio.
Cuando corresponda, el valor informado incluirá los impuestos, tasas, cargos, sobrecargos y demás conceptos que legalmente deban formar parte del precio final informado al consumidor.
En aquellos casos en los que existan conceptos variables, cargos sujetos a condiciones particulares del proveedor, consumos adicionales, servicios opcionales, tasas gubernamentales posteriores, fluctuaciones autorizadas por las condiciones contratadas o conceptos que legalmente no puedan determinarse al momento de la cotización, estos serán informados al cliente cuando corresponda.
Cuando una tarifa sea expresada en moneda extranjera, se informará la moneda aplicable y, cuando corresponda, las condiciones o tipo de cambio aplicable al pago.
Vigencia de las tarifas
Las tarifas ofrecidas estarán sujetas a la vigencia indicada en la cotización o propuesta comercial y a la disponibilidad existente al momento de efectuar la reserva.
Una tarifa podrá modificarse antes de su confirmación cuando el proveedor modifique sus precios, impuestos, tasas, disponibilidad, condiciones comerciales o cualquier otro componente que determine el valor del servicio.
Una vez confirmada la reserva, se respetarán las condiciones económicas pactadas, sin perjuicio de los ajustes que puedan estar expresamente permitidos por la legislación aplicable, por las condiciones aceptadas por el cliente o por el contrato específico celebrado con el proveedor.
Pagos y depósitos
Las reservas podrán requerir un depósito, anticipo, pago parcial o pago total, de acuerdo con las condiciones establecidas para cada servicio.
El pago realizado podrá estar sujeto a condiciones de reembolso, modificación, cancelación o penalidad establecidas por el proveedor correspondiente.
El incumplimiento de los plazos de pago podrá ocasionar la pérdida de la reserva, tarifa, cupo o beneficio ofrecido, cuando así lo establezcan las condiciones particulares informadas al cliente.
INTERNATIONAL CLUB S.A.S. podrá solicitar el pago total del servicio antes de la fecha de prestación cuando así lo exijan las condiciones del proveedor.
Condiciones especiales para miembros
Cuando determinados servicios, tarifas, beneficios, descuentos, condiciones comerciales o experiencias se encuentren asociados a una membresía de INTERNATIONAL CLUB S.A.S., estos estarán sujetos a las condiciones específicas del programa de membresía correspondiente.
La condición de miembro no implica que todos los servicios turísticos sean gratuitos, estén incluidos en la membresía o tengan disponibilidad permanente.
Los beneficios asociados a una membresía podrán estar sujetos a:
Vigencia de la membresía.
Condiciones de uso.
Disponibilidad.
Fechas o temporadas restringidas.
Número de beneficiarios.
Anticipación mínima para reservar.
Cupos disponibles.
Categorías de servicios.
Destinos determinados.
Proveedores específicos.
Tarifas o cargos adicionales.
Condiciones de modificación o cancelación.
Restricciones establecidas por los proveedores.
La membresía no sustituye las condiciones particulares de contratación de cada servicio turístico. Cuando un miembro solicite un servicio, deberá aceptar las condiciones aplicables a dicho servicio y cumplir los requisitos establecidos para su utilización.
Los beneficios, descuentos o condiciones especiales de una membresía no podrán interpretarse como garantía de disponibilidad de vuelos, habitaciones, cabinas, excursiones, traslados, paquetes u otros servicios.
Condiciones de los proveedores
Los servicios turísticos podrán ser prestados total o parcialmente por terceros, tales como aerolíneas, navieras, hoteles, operadores turísticos, transportadores, compañías de asistencia, establecimientos turísticos y demás proveedores nacionales o internacionales.
Cada proveedor podrá establecer condiciones particulares respecto de:
Reservas.
Pagos.
Modificaciones.
Cancelaciones.
Penalidades.
Equipaje.
Documentación.
Horarios.
Embarques y desembarques.
Check-in y check-out.
Servicios incluidos y excluidos.
Restricciones de edad.
Requisitos médicos.
Temporadas.
No presentación o "no show".
Cambios de itinerario.
Reembolsos.
Estas condiciones serán aplicables al servicio contratado cuando hayan sido informadas o incorporadas a la contratación correspondiente.
Documentación y requisitos de viaje
El pasajero será responsable de contar, durante todo el viaje, con los documentos necesarios para ingresar, permanecer, transitar y salir de los destinos correspondientes.
Dependiendo del viaje, podrán requerirse pasaporte vigente, visas, permisos de entrada, autorizaciones para menores de edad, certificados, vacunas, seguros, requisitos sanitarios, documentos migratorios, permisos especiales u otros requisitos exigidos por las autoridades o proveedores.
INTERNATIONAL CLUB S.A.S. podrá orientar al pasajero respecto de los requisitos que conozca o que le sean comunicados por los proveedores y autoridades correspondientes; sin embargo, la responsabilidad de obtener, conservar y presentar correctamente la documentación necesaria para el viaje corresponde al pasajero, salvo que una obligación específica haya sido expresamente asumida por la compañía.
La falta, vencimiento, pérdida, irregularidad o insuficiencia de documentos podrá ocasionar la imposibilidad de viajar o utilizar determinados servicios, sin perjuicio de las responsabilidades que legalmente correspondan a cada parte.
Cambios solicitados por el cliente
Cualquier modificación solicitada por el cliente después de realizada una reserva estará sujeta a disponibilidad y a las condiciones del proveedor correspondiente.
Los cambios podrán generar diferencias tarifarias, cargos administrativos, penalidades, gastos de gestión o cualquier otro costo aplicable, los cuales serán informados al cliente cuando corresponda.
La solicitud de modificación no implica que el cambio haya sido aceptado. Este solo se entenderá confirmado cuando INTERNATIONAL CLUB S.A.S. comunique formalmente la modificación.
Cancelaciones y reembolsos
Las condiciones de cancelación y reembolso dependerán del servicio contratado, de la tarifa adquirida y de las políticas del proveedor correspondiente.
Algunas tarifas podrán ser no reembolsables, parcialmente reembolsables o estar sujetas a penalidades crecientes según la proximidad de la fecha de prestación del servicio.
Cuando el cliente solicite la cancelación de un servicio, INTERNATIONAL CLUB S.A.S. gestionará la solicitud ante el proveedor correspondiente y aplicará las condiciones de cancelación que resulten procedentes.
Los tiempos de procesamiento de los reembolsos dependerán del proveedor, medio de pago y procedimiento aplicable.
Los valores efectivamente reembolsables estarán sujetos a las condiciones del servicio contratado y a las disposiciones legales aplicables.
Servicios no utilizados
La no utilización total o parcial de un servicio contratado por decisión del pasajero, llegada tardía, ausencia, abandono voluntario del viaje, pérdida de vuelos, falta de documentación u otras circunstancias imputables al pasajero no dará lugar automáticamente a devolución de dinero.
Cualquier devolución, compensación o modificación estará sujeta a las condiciones particulares del servicio y a las disposiciones legales aplicables.
Cambios realizados por proveedores
Los proveedores podrán realizar modificaciones a determinados aspectos de los servicios contratados cuando sus condiciones contractuales o la normativa aplicable así lo permitan.
Estas modificaciones podrán comprender, entre otros, cambios de horarios, itinerarios, rutas, aeronaves, embarcaciones, hoteles, actividades, puertos, aeropuertos, puntos de recogida, categorías o condiciones operativas.
Cuando INTERNATIONAL CLUB S.A.S. sea informada de dichos cambios, comunicará al cliente la información que le sea suministrada por el proveedor y gestionará las alternativas o procedimientos que correspondan conforme a las condiciones contratadas y a la normativa aplicable.
Servicios incluidos y servicios adicionales
Cada cotización, reserva, voucher, confirmación o documento contractual deberá indicar, según corresponda, los servicios incluidos y las condiciones aplicables.
Los servicios que no se encuentren expresamente incluidos podrán generar cargos adicionales.
Entre estos pueden encontrarse, dependiendo del tipo de viaje:
Alimentación especial.
Bebidas no incluidas.
Excursiones.
Traslados adicionales.
Servicios de spa.
Internet.
Propinas.
Equipaje adicional.
Servicios médicos.
Seguros o asistencia al viajero.
Consumos personales.
Impuestos o tasas que legalmente correspondan.
Servicios adquiridos directamente al proveedor durante el viaje.
Otros servicios opcionales.
El cliente deberá revisar la documentación de su reserva para identificar los servicios efectivamente incluidos.
Información y aceptación de las condiciones
Antes de contratar un servicio turístico, el cliente deberá conocer las condiciones aplicables al servicio solicitado, incluyendo precio, duración, servicios incluidos y excluidos, condiciones de pago, políticas de modificación, cancelación, penalidades, documentación y demás requisitos relevantes.
La confirmación de la reserva y/o realización del pago correspondiente constituirá aceptación de las condiciones particulares que hayan sido informadas y aceptadas, sin perjuicio de los derechos irrenunciables reconocidos por la legislación colombiana.
INTERNATIONAL CLUB S.A.S. procurará suministrar información clara, suficiente, veraz y actualizada sobre los servicios comercializados y las condiciones conocidas al momento de la contratación.
Responsabilidad frente a los servicios de terceros
Cuando INTERNATIONAL CLUB S.A.S. actúe como intermediaria, mayorista, comercializadora o gestora de servicios prestados por terceros, las obligaciones específicas de prestación, operación y ejecución material del servicio corresponderán al proveedor encargado, de acuerdo con la naturaleza del servicio y la normativa aplicable.
INTERNATIONAL CLUB S.A.S. gestionará ante los proveedores las solicitudes, modificaciones, reclamaciones o novedades que correspondan dentro del alcance de sus funciones y obligaciones.
Lo anterior se entenderá sin perjuicio de las obligaciones y responsabilidades que legalmente correspondan a INTERNATIONAL CLUB S.A.S. por su propia actuación, por la información suministrada, por los servicios que directamente preste o por cualquier obligación que la ley le imponga.
Comprobante y documentación de la reserva
Una vez confirmado un servicio, INTERNATIONAL CLUB S.A.S. podrá entregar al cliente los comprobantes, vouchers, confirmaciones, itinerarios, recibos, facturas y demás documentos correspondientes, de acuerdo con la naturaleza del servicio contratado.
El cliente deberá conservar esta documentación durante todo el proceso de viaje y presentarla cuando sea requerida por INTERNATIONAL CLUB S.A.S., el proveedor o las autoridades competentes.
Prevalencia de las condiciones particulares
En caso de que un servicio, tarifa, promoción, membresía, contrato, voucher o reserva contemple condiciones particulares adicionales, estas deberán ser informadas al cliente y serán aplicables al servicio específico contratado, siempre que no contradigan disposiciones legales de obligatorio cumplimiento.
En ningún caso las presentes políticas podrán interpretarse como una limitación, renuncia o exclusión de los derechos que la legislación colombiana reconozca de manera imperativa a los consumidores y usuarios.
Vigencia y actualización
INTERNATIONAL CLUB S.A.S. podrá actualizar estas políticas cuando resulte necesario para reflejar cambios en sus servicios, procedimientos, proveedores, programas de membresía, condiciones comerciales o disposiciones legales aplicables.
La versión vigente será la publicada en los canales oficiales de INTERNATIONAL CLUB S.A.S.